Ein Monatsbericht ist eine Form des Ausbildungsnachweises. Jeder Azubi ist dazu verpflichtet ein Berichtsheft zu führen, wobei er seine Tätigkeiten in beispielsweise einem Monatsbericht dokumentiert und diese in sein Berichtsheft abheftet. Der Azubi bzw. sein Betrieb darf die Entscheidung treffen, ob er ein Monatsbericht oder einen der anderen Berichtsheftformen führen soll. Es gibt folgende Berichtsheftformen:
- Tagesbericht
- Wochenbericht
- Monatsbericht
Monatsberichte beinhalten die Ereignisse die im jeweiligen Monat geschehen sind. Diese kann man stichpunktartig oder auch in ausformulierten Sätzen schreiben (empfohlen). Es müssen alle Monatsberichte bis zum Ende der Ausbildungszeit, aber vor der Abschlussprüfung vom Ausbilder und Azubi, unterschrieben werden. Das Berichtsheft ist gesetzlich vorgeschrieben und gehört zu den vertraglichen Pflichten des Azubis. Desweiteren ist das Berichtsheft Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung – ohne Berichtsheft gibt es keine Abschlussprüfung! Monatsberichte helfen dem Azubi dabei das Gelernte nachzuvollziehen, zu wiederholen und betriebliche Zusammenhänge zu erkennen. Monatsberichte kann man am Computer oder handschriftlich schreiben. Dazu benötigt man eine Berichtsheftvorlage, die man bei der IHK herunterladen kann. Wenn der Azubi sein Monatsbericht am Computer schreiben darf, dann hat er folgende Möglichkeiten:
- Microsoft Word
Mit Microsoft Word müsste der Azubi jeden Monat eine leere Vorlage manuell mit Daten befüllen. Wie zum Beispiel: Name, Beruf, Start-/Enddatum des jeweiligen Monatsberichts, Ausfülldatum, Ausbildungsnachweisnummer und Ausbildungsjahr. Danach kann er erst anfangen seine Tätigkeiten zu dokumentieren. Wenn er eine Aufgabe in mehrere Monatsberichte eingefügt hat und diese dann ändern möchte, muss er erstmal die passenden Monatsberichte finden und die Aufgabe jeweils manuell ändern.
- Berichtsheft Generator (empfohlen)
Monatsberichte werden automatisch vom Berichtsheft Generator mit den obengenannten Daten befüllt. Mit dem Berichtsheft Generator müsste der Azubi einfach nur seine Tätigkeiten in einer Aufgabenliste pflegen. Dies spart vor allem Zeit, wenn man Monatsberichte nachschreiben muss. Aufgaben werden vom Berichtsheft Generator zentral verwaltet, deshalb kann man schnell eine Aufgabe, die sich in meheren Monatsberichten befindet, überall ändern. Mit wiederholenden Aufgaben ist es möglich Aufgaben über mehrere Monatsberichte zu verteilen. Dies ist sinnvoll, wenn man etwas immerwieder macht, wie z.B. Dokumentation schreiben, telefonieren, Rechnungen ausstellen, usw…
Monatsbericht schreiben mit dem Berichtsheft Generator
Um Monatsberichte mit dem Berichtsheft Generator zu führen muss der Azubi erstmal bei der Registrierung ein Bericht vom Typ: monatlich auswählen.
Nach der Registrierung füllt der Berichtsheft Generator alle Monatsberichte mit allen erforderlichen Daten aus. Alle Monatsberichte werden im passenden auf- und zuklappbaren Monats-Teildialog erfasst. Diese werden wiederrum im passenden Jahres-Tab eingeteilt.
So kann der Azubi den Fokus auf den Inhalt legen und keine Zeit mit der Gestaltung verschwenden. Er muss nun den Inahlt für sein Berichtsheft einpflegen.
TIPP: Mit den Online-Vorgaben kann der Azubi schnell Aufgaben seines Berufes im Online-Portal finden. Dies soll als Erinnerungsfunktion dienen!
Auf der rechten Seite befinden sich die Aufgabenordner-/Aufgabenlisten des Azubis. Hier kann er seine Tätigkeiten ordnungsgemäß verwalten und einen guten Überblick über seine Tätigkeiten behalten. Dort sieht er die Aufgaben, die er schon erledigt hat oder die noch offen sind.
Sobald er eine Aufgabenliste erstellt hat, kann er die Aufgaben in seine Monatsberichte einfügen, indem er sie als erledigt markiert oder sie wiederholen lässt. Desweiteren, kann man mit dem Berichtsheft Generator alle dokumentierten Stunden in Gesamtstunden zusammenrechnen lassen.
Hinweis: Die Vorlage muss die entsprechende Variablen beinhalten. Darunter versteht man einen Bereich in der Vorlage wo das Programm die Stunden einfügt.
Der Berichtsheft Generator bietet bereits mehrere IHK-genehmigte Vorlagen an.